Vill du arrangera?

Hur du arrangerar ett Krigshjärtalajv

Lajv i Krigshjärtakampanjen arrangeras av antingen av interna arrangörsgrupper inom föreningen, eller externa arrangörsgrupper/föreningar i sammarbete med föreningen. När du presenterar din lajvidé för styrelsen så förväntas det att ditt arrangemang följer föreningens Krigshjärtas fiktion och policydokument. Det är arrangörerna för respektive lajv som har sista ordet på vad som gäller för exempelvis upplägg, scenario, vilka delar av kampanjvärlden dom vill fokusera på, vilka koncept som ska vara välkomna på deras lajv, samt arrangemangets slutgiltiga regler.

Arrangera inom eller i samarbete med föreningen

Vill man arrangera lajv så fyller man i denna blankett och skickar till styrelsen på info@krigshjarta.com. Styrelsen önskar att ni som är intresserade av att arrangera hör av er minst 18 månader innan tänkt datum inför storlajv och 3 månader inför planerat minilajv. Styrelsen tittar därefter på ansökan på nästkommande styrelsemöte. Om allt ser bra ut (exempelvis om det inte krockar med något annat officiellt Krigshjärtalajv, har stora brister i budgeten, bryter mot våra policies eller liknande) så godkänns normalt ansökan. Därefter får arrangörerna en officiell siffra (ex.vis Krigshjärta 3.2) och evenemanget läggs upp på hemsidan under Kommande lajv.

Föreningen erbjuder:

  • Använda lajvkampanjen, standardregler, exempelutskick och kampanjfiktionen
  • Använda deltagarmaterialet
  • Officiell numrering
  • Råd från föreningen vad gäller ekonomi
  • Reklam i sociala medier
  • Plats på hemsidan
  • Hjälp med arrangörsspörsmål
  • Möjlighet att låna föreningens specifika rekvisita (sedlar, flaggor, kartor, skyltar etc) gratis.
  • Möjlighet att hyra föreningens inventarier (tält och vapen?) till fördelaktigt pris
  • Ev lån av visst startkapital (en mindre summa för minilajv, en större för storlajv)
  • Hjälp att få tag på område.
  • Försäkring genom SVEROK, även för externa arrangörer.

Arrangörerna står för:

  • Att alla deltagare (inkl funktionärer och arrangörer) blir medlemmar i föreningen Krigshjärtan.
  • Att föreningens policies följs i arrangerandet, inklusive ett aktivt arbete för jämställdhet och inkludering.
  • Att lajvkampanjens fiktion följs till allra största del, där fiktionsgruppen kan rådgiva om det är oklart om vad som kan passa.
  • Att arrangörsgruppen är tillgänglig per mail och i sociala medier för frågor och saklig kritik.
  • Att användandet av föreningens föreslagna kampanjregler (i block) övervägs.
  • Att arrangemanget håller en rimlig deltagarsäkerhet, t ex genom brandskydd, trygghetsarbete, relevant sjukvårdsberedskap, tillgång till dricksvatten, samt toalettlösning.
  • Att kontroll av vapens säkerhet sker.
  • Att det är ett ideellt arrangemang som kan uppvisa en detaljerad och rimlig budget.
  • Att, om arrangemanget fått startslant från föreningen, att överblivet kapital återgår till föreningen (eller till annat överenskommet mål, t ex annan förening eller ideellt syfte, välgörenhet etc).
  • Att enstaka bilder från arrangemanget får användas på föreningens hemsida, i syfte som är positiva för hobbyn. Vid önskemål från personer på bilden kommer dessa dock såklart tas ner.
  • Att material och utskick får tillgängliggöras på föreningens hemsida.
  • Att personer som uteslutits från föreningen inte tillåts delta på arrangemanget.
  • Att skriva en sammanfattad rapport efter genomfört lajv till styrelsen.
  • Att i arrangörerna i samråd med föreningens fiktionsgrupp skriver en epilog om hur lajvet kan ha påverkat lajvkampanjen.

Deltagarna och medlemmarna står för:

  • Att ni följer våra regler och direktiv och frågar om något är oklart istället för att chansa.
  • Att ni tar kontakt med oss så snart som möjligt ifall om något problem skulle uppstå före, under eller efter lajv och andra arrangemang.
  • Att ni anmäler er och betalar i tid inför arrangemang då detta underlättar enormt för oss.
  • Att ni avanmäler er i tid om ni inte kan komma.
  • Att ni framför kritik direkt till oss så att vi har en möjlighet att bemöta och förändra.
  • Att ni respekterar att detta är något föreningen och arrangörerna gör ideellt på vår fritid, vilket innebär att vi inte alltid kan vara nåbara, inte vara med i alla sammanhang, och att när vi sagt att en sak gäller så är det detta som gäller.

Arrangera utanför föreningen:

För den som vill göra ett helt inofficiellt lajv och hålla det helt fristående från föreningen, kan hen naturligtvis göra det. Vi rekommenderar dock såklart att arrangera i samarbete med föreningen, man får göra nästan som man vill ändå. Det skulle kunna vara om någon exempelvis vill arrangera en kompismiddag i knektkläder där dom själva, i sluten grupp, lajvar era KH-karaktärer. 

Om man vill arrangera utanför föreningen:

  • Vi rekommenderar att benämna arrangemanget som “Krigshjärta-inspirerat” eller “Lajv av KH-karaktär”
  • Vi kommer inte lägga upp info på föreningens hemsida.
  • Vi tilldelar inget lajvnummer. 
  • Vi lånar inte ut föreningens rekvisita till arrangemanget.

Skulle dessa kraftigt bryta mot föreningens policies eller avvika kraftigt från föreningens fiktion kan föreningen officiellt dementera dess samröre med arrangemanget. För er som vill arrangera ett inofficiellt lajv inom Krigshjärtas fiktionsvärld krävs inget officiellt beslut ifrån styrelsen. 

Olika typer av krigshjärtalajv

De lajv som arrangeras i sammarbete med föreningen delas upp i storlajv och minilajv.

Storlajv

Inför ett storlajv krävs enormt mycket arbete och den som önskar arrangera ett sådant ska vara beredd på stora åtaganden som kräver mycket tid. Det innebär större krav från styrelsens sida då vi kommer efterfråga utförligare information om budget, område, antal och annan information vi finner väsentlig. Storlajv indikeras av romerska siffror (Ex. Krigshjärta VIII) och utgör, som namnet antyder, ett större lajv i kampanjen. Vi strävar efter att storlajven ska innefatta minst 200 deltagare. Storlajven arrangeras med några års mellanrum och arrangörsgrupper ansöker ofta i mycket god tid (1-2 år) i förväg om detta till styrelsen. Eftersom dessa arrangemang ofta är logistiskt krävande och har stor påverkan på föreningen kräver vi lite extra av såväl arrangörsgrupper som deltagare. Under storlajven håller vi även lite extra hårt på att våra policies och den officiella fiktionen ska följas. Storlajven utspelar sig normalt i krigsmiljö, där fältslag och där spelet kring skärmytslingar mellan Gillet och Cordovien är vad lajven i huvudsak handlar om.

Minilajv

Ett minilajv är ett mindre åtagande men kräver ändå en hel del förarbete. Kampanjens minilajv indikeras av arabiska siffror där den första alltid utgör det senaste storlajvet. Den andra siffran anger antalet minilajv som arrangerats med föreningens goda minne sedan det senaste storlajvet (ex. Krigshjärta 7.4, där 7:an står för det senaste storlajvet och 4:an står för att det är det fjärde lajvet som arrangeras sedan Krigshjärta VII). Minilajv i föreningen har bestått av allt från drygt 20 till runt 130 deltagare och är ett utmärkt sätt att prova mindre och mer fiktionsnära scenarion, ett nytt koncept som man spånat på, eller kanske utforska och fördjupa sig i en existerande grupp som man tidigare bara haft ytlig information om. Ett minilajv är ett utmärkt sätt att prova på att arrangera sitt första lajv i kampanjen och man kan ofta få mycket stöd och råd från såväl tidigare arrangörer som engagerade deltagare.

Deltagarengagemang

Föreningen Krigshjärtan drivs och präglas av en stark deltagarkultur, och vi har mycket att tacka detta för att såväl förening som fiktion blomstrat så mycket genom åren. Har man någon idé om en ändring i kampanjen får man mer än gärna dra igång det, lyfta det i sociala medier eller maila det till fiktionsgrupp eller styrelse för att få det officiellt förankrat.

Tänk på att även om vi har många engagerade deltagare som varit med länge i kampanjen så är det fiktionsgruppen, styrelsen och arrangörerna som har det sista ordet på vad som officiellt gäller rörande respektive ansvarsområden. Vill man vara säker på att något är officiellt förankrat så bör man i huvudsak höra av sig till dessa.

Vem ska jag fråga om vad?

  • Frågor om föreningens löpande verksamhet ställs i huvudsak till styrelsen.
  • Frågor om fiktionsmaterial i allmänhet ställs till fiktionsgruppen. Även styrelsen kan i undantagsfall uttala sig om fiktionsmaterialet.
  • Frågor om särskilda arrangemang och vad som gäller på dessa, såväl vad gäller fiktion som annat, ställs till arrangemangets arrangörsgrupp.